Check-in en direct
Le check-in en direct transforme votre liste d’invités en vue temps réel de la salle. Chaque scan, recherche ou pointage manuel se synchronise instantanément sur tous les appareils — votre équipe travaille toujours avec la même information.
Comment ça fonctionne
Section intitulée « Comment ça fonctionne »Le check-in utilise la même liste d’invités que vous avez déjà construite pour les RSVP. Pas d’application séparée, pas de second tableur.
- Un invité confirme sa présence.
- Eventimio génère un QR personnel pour cet invité ou ce groupe.
- Le jour de l’événement, le QR apparaît sur la page de confirmation RSVP de l’invité.
- L’équipe d’accueil ouvre l’onglet Check-In.
- Chaque scan ou pointage manuel met à jour le compteur d’arrivées en direct.
Expérience de l’invité
Section intitulée « Expérience de l’invité »Les invités n’ont rien de spécial à faire. Leur QR personnel se trouve sur la page de confirmation qu’ils ont déjà reçue. Ils l’ouvrent, le présentent à l’entrée et entrent.
Si un invité arrive avec sa famille ou un accompagnant, l’équipe d’accueil pointe le bon nombre de personnes en une seule action.
Outils de l’équipe d’accueil
Section intitulée « Outils de l’équipe d’accueil »L’onglet Check-In affiche en haut la progression en direct — invités arrivés, personnes sur site et pourcentage par rapport au total attendu.
En dessous, l’équipe dispose de quatre façons de gérer chaque arrivée :
| Action | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Scanner le QR | L’invité a son code sous la main |
| Rechercher par nom | L’invité ne trouve pas son QR |
| Pointage manuel | L’équipe doit marquer un invité ou un groupe directement |
| Check-in groupé | Plusieurs invités arrivent ensemble |
Plusieurs membres de l’équipe peuvent pointer des invités simultanément depuis des appareils différents. Les mises à jour sont partagées en temps réel.
Rôles et accès
Section intitulée « Rôles et accès »Attribuez le rôle Front Desk au personnel d’accueil. Cela leur donne accès à l’onglet Check-In sans exposer le reste de la configuration de votre événement — budgets, campagnes, plan de table ou paramètres.
Liste de préparation
Section intitulée « Liste de préparation »Si votre liste d’invités est déjà dans Eventimio, il y a très peu à configurer :
- Confirmez que les invités présents sont marqués comme tels (les déclins sont exclus automatiquement)
- Vérifiez les tailles de groupes et les accompagnants
- Attribuez le rôle Front Desk au personnel d’accueil
- Briefez l’équipe : scanner le QR en premier, chercher par nom si le QR n’est pas disponible
Statistiques en direct
Section intitulée « Statistiques en direct »Le check-in suit :
- Invités pointés — individus confirmés qui sont arrivés
- Personnes sur site — nombre total incluant les accompagnants
- Progression des arrivées — pourcentage des invités attendus
Après l’événement, le rapport de présence est prêt — aucune réconciliation manuelle nécessaire.