צ׳ק־אין חי
צ׳ק־אין חי הופך את רשימת האורחים לתמונת מצב חיה של החדר. כל סריקה, חיפוש וסימון ידני מתעדכנים מיד בכל המכשירים — כך שכל הצוות עובד מאותו מידע.
איך זה עובד
Section titled “איך זה עובד”הצ׳ק־אין משתמש באותה רשימת אורחים שכבר בניתם לצורך ה־RSVP. אין צורך באפליקציה נפרדת או בגיליון שני.
- אורח מאשר שהוא מגיע.
- Eventimio מייצרת QR אישי לאורח או לקבוצה.
- ביום האירוע, ה־QR מופיע בעמוד אישור ההגעה של האורח.
- צוות הקבלה פותח את לשונית הצ׳ק־אין.
- כל סריקה או סימון ידני מעדכנים את ספירת ההגעה בזמן אמת.
חוויית האורח
Section titled “חוויית האורח”האורחים לא צריכים לעשות שום דבר מיוחד. ה־QR האישי שלהם נמצא בעמוד אישור ההגעה שקיבלו. הם פותחים אותו, מציגים אותו בכניסה, ונכנסים.
אם אורח מגיע עם משפחה או מלווה, צוות הקבלה מסמן את מספר האנשים הנכון בפעולה אחת.
כלי הקבלה
Section titled “כלי הקבלה”לשונית הצ׳ק־אין מציגה בראשה התקדמות חיה — אורחים שהגיעו, אנשים שכבר בפנים, ועד כמה אתם קרובים למספר הצפוי.
מתחת לזה, לצוות יש ארבע דרכים לטפל בכל הגעה:
| פעולה | מתי להשתמש |
|---|---|
| סריקת QR | האורח מחזיק את הקוד מוכן |
| חיפוש לפי שם | האורח לא מוצא את ה־QR |
| סימון ידני | צוות צריך לסמן אורח או קבוצה ישירות |
| צ׳ק־אין קבוצתי | כמה אורחים מגיעים יחד |
כמה אנשי צוות יכולים לבצע צ׳ק־אין ממכשירים שונים בו-זמנית. העדכונים משותפים בזמן אמת.
תפקידים וגישה
Section titled “תפקידים וגישה”הקצו את תפקיד Front Desk לצוות הכניסה. זה נותן להם גישה ללשונית הצ׳ק־אין בלי לחשוף את שאר ניהול האירוע — תקציב, קמפיינים, הושבה או הגדרות.
רשימת הכנה
Section titled “רשימת הכנה”אם רשימת האורחים כבר נמצאת ב־Eventimio, אין כמעט מה להגדיר:
- ודאו שאורחים מגיעים מסומנים ככאלה (מסרבים מוסתרים אוטומטית)
- בדקו גדלי קבוצות ומלווים
- הקצו תפקיד Front Desk לצוות הכניסה
- הדריכו את הצוות: קודם סורקים QR, ואם אין — מחפשים לפי שם
סטטיסטיקות חיות
Section titled “סטטיסטיקות חיות”הצ׳ק־אין עוקב אחרי:
- אורחים שעברו צ׳ק־אין — יחידים מאושרים שהגיעו
- אנשים בפנים — ספירה כוללת כולל מלווים
- התקדמות ההגעה — אחוז מהאורחים הצפויים
אחרי האירוע, דוח הנוכחות מוכן — בלי גישור ידני.